Datenschutz­erklärung

Stand: 9. November 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die App SpeechDone für iPhone, iPad, Mac und Apple Watch, die Tastatur von SpeechDone und die Website speechdone.com (im Folgenden „wir“, „uns“) personenbezogene Daten verarbeiten.

1. Verantwortlicher

via now UG (haftungsbeschränkt), Anschrift siehe Impressum. E-Mail: [email protected]

2. Wo deine Sprache verarbeitet wird: in der EU oder auf deinem Gerät

Spracherkennung und Textverarbeitung über unseren Server laufen ausschließlich in der Europäischen Union, auch nicht als Ausweichweg in den USA. In den Einstellungen wählst du, ob deine Diktate auf deinem Gerät oder über unseren Server verarbeitet werden. Die App zeigt bei jedem Ergebnis, welcher Weg genutzt wurde.

Bei der Erkennung über unseren Server hört ausschließlich Mistral AI (Paris, Frankreich) deine Aufnahme, auf EU-Servern (Endpunkt api.eu.mistral.ai): Voxtral-Realtime liefert den Text, den du während des Sprechens siehst; Voxtral-Batch erkennt die Aufnahme abschnittsweise noch einmal und dient als Rückfall. Kein anderer Anbieter erkennt Sprache. Mistral erhält die Aufnahme nur zur Erkennung. Das gilt auch für Meetings; dort gehen Aufnahmen mit den Stimmen aller Beteiligten an Mistral.

Fällt die Erkennung aus, weicht SpeechDone nicht auf einen anderen Anbieter außerhalb der EU aus: Die App behält die Aufnahme und versucht es später erneut.

Memos der Apple Watch werden immer über unseren Server verarbeitet, also in der EU, auch wenn auf dem iPhone „Auf diesem Gerät“ gewählt ist.

Training eigener Modelle und Aufbewahrung bei den Anbietern:

• Mistral AI: Die Nutzung für das Training ist in unserem Mistral-Konto abgeschaltet. Zur Erkennung von Missbrauch bewahrt Mistral Anfragen nach seinen Bedingungen höchstens 30 Tage auf und löscht sie danach.

3. Welche Daten wir verarbeiten, wofür und wie lange

Aufnahmen

• Deine Sprachaufnahme wird in der SpeechDone-App aufgenommen, auch wenn du über die Tastatur diktierst.
• Auf unserem Server: nur im Arbeitsspeicher während der Erkennung, danach verworfen. Beim Sprechen speichern wir keine Aufnahmen; bei Meetings liegt die Aufnahme während der Auswertung auf dem Server (siehe Meetings).
• Auf deinem Gerät: die App legt jede Aufnahme in ihrem geschützten Speicherbereich ab, damit eine abgebrochene Übertragung wiederholt werden kann und damit du sie im Verlauf anhören kannst, und löscht sie nach 30 Tagen. Die Aufnahme bleibt auf dem Gerät, auf dem sie entstanden ist; sie wird nicht über deine iCloud abgeglichen. Löschst du einen Eintrag im Verlauf, löscht die App auch seine Aufnahme.
• Zweck: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Meetings (Mitschrift von Besprechungen, nur mit Konto)

• Du startest ein Meeting erst, nachdem du bestätigt hast, dass alle Beteiligten Bescheid wissen und einverstanden sind. Für die Information und Einwilligung der anderen bist du verantwortlich; die App gibt dir dafür einen Hinweistext mit. Den Zeitpunkt deiner Bestätigung speichert die App beim Meeting auf deinem Gerät.
• Auf deinem Gerät: Die Aufnahme bleibt in der App (nicht in iCloud, nicht im Backup), bis die Mitschrift gespeichert ist, und danach noch 30 Tage. Ein Teil, der wegen deines Budgets noch nicht ausgewertet wurde, bleibt bis 30 Tage nach Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums, bei der Probe bis 30 Tage nach ihrem Ergebnis. Auf der Apple Watch bleibt die Aufnahme nur, bis dein iPhone sie übernommen hat.
• Auf unserem Server: Die Aufnahme liegt als Datei auf unserem Server, bis die Auswertung fertig ist oder scheitert, höchstens 6 Stunden, und wird dann gelöscht. Das Ergebnis (Mitschrift, Zusammenfassung, Aufgaben) halten wir verschlüsselt bereit, bis deine App es abgeholt hat, höchstens 1 Stunde. Ein Meeting, das du widerrufst, wird nicht mehr ausgewertet.
• Bei Mistral AI (EU und EWR): Erkennung, Sprechertrennung und Zusammenfassung. Mistral bewahrt die Eingaben bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle auf und nutzt sie nicht zum Training.
• Abrechnung: Je Meeting behalten wir eine Zeile ohne Inhalt (Kennung, Dauer, Zeitpunkte, Zustand) 40 Tage, bei der kostenlosen Probe bis zur Löschung deines Kontos. Kennungen widerrufener Meetings behalten wir bis zur Kontolöschung, damit sie nie wieder ausgewertet werden. Beides steht in deinem Datenexport; die Inhalte nicht, denn die liegen nach spätestens einer Stunde nicht mehr bei uns.
• Sprecher: Die Sprechertrennung vergibt je Meeting anonyme Bezeichnungen („Sprecher 1“). Namen gibst du selbst, nur auf deinem Gerät. Wir legen keine Stimmprofile an und werten weder Stimmung noch Leistung noch Redeanteile aus.
• Mitschrift und Zusammenfassung liegen auf deinem Gerät und, nach deiner Verlaufswahl, in deiner iCloud. Wir haben darauf keinen Zugriff. Löschst du ein Meeting, bleibt in deiner iCloud ein Löschvermerk ohne Inhalt (Kennung des Meetings, deine Konto-Kennung, Beginn und Zeitpunkt der Löschung), damit deine anderen Geräte das Meeting samt Aufnahme ebenfalls löschen, auch wenn sie erst später wieder online sind. Er verschwindet mit „Alles löschen“ und mit deinem Konto. Das automatische Löschen lässt ihn stehen, weil es nur auf dem Gerät gilt, auf dem du es eingestellt hast.
• Zweck und Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung: Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Daten der anderen Teilnehmenden bist du die verantwortliche Stelle (Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a oder berechtigtes Interesse nach lit. f); wir verarbeiten sie in deinem Auftrag. Enthält ein Gespräch besondere Kategorien (Gesundheit, Mandate, Gewerkschaft), brauchst du eine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a).

Texte

• Erkannter Text und Ergebnis gehen an dich zurück. Damit eine abgebrochene Verbindung nicht zu doppelter Verarbeitung führt, halten wir das Ergebnis 24 Stunden in einem Zwischenspeicher und löschen es danach automatisch.
• Verlauf: Standardmäßig speichert die App deine Diktate in deiner eigenen iCloud (Apple), damit sie auf deinen Geräten gleich sind. Du kannst „nur auf diesem Gerät“ oder „kein Verlauf“ wählen. Wir haben keinen Zugriff auf deine iCloud. Ein Eintrag hält auch fest, welche Wörter der Abgleich mit deinem Wörterbuch angepasst hat und was dabei gehört wurde; diese Angaben liegen am selben Ort wie der Eintrag und werden mit ihm gelöscht. Unter „Automatisch löschen“ legst du am iPhone fest, ob die App den Verlauf nach 30 Tagen, 90 Tagen oder 1 Jahr löscht (voreingestellt: nie). „Alles löschen“ entfernt Verlauf und Aufnahmen auf allen Geräten mit deiner iCloud und auf deiner Apple Watch, mit Konto auch die Einträge deiner Inbox und die Ergebnisse im 24-Stunden-Zwischenspeicher auf unserem Server.
• Zweck: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Stil-Profil (nur mit Anmeldung über Apple)

• Wir behalten deine letzten 100 überarbeiteten Texte jeweils bis zu 30 Tage und leiten daraus ein Stil-Profil ab, damit Ergebnisse wie du klingst. Die Analyse läuft wie das Umformulieren über Mistral AI auf EU-Servern.
• Die Funktion ist ausgeschaltet, bis du sie in den Einstellungen einschaltest. Du kannst sie jederzeit wieder abschalten und Profil samt Texten löschen; beides ist im Datenexport enthalten.
• Rechtsgrundlage: deine Einwilligung durch das Einschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar über denselben Schalter.

Antwort melden (Modus „Fragen“)

• Wenn du im Modus „Fragen“ eine KI-Antwort meldest (in der Tastatur oder im Verlauf der App), schickst du Frage und Antwort an unseren Server in Deutschland. Dort liegt die Meldung höchstens 30 Tage und läuft dann von selbst ab. Sie geht an keinen Dritten; nur wir lesen sie, um die gemeldete Antwort zu prüfen.
• Die Meldung wird mit dem Konto gelöscht und ist im Datenexport enthalten.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, gemeldete KI-Antworten zu prüfen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wörterbuch und Textbausteine (mit Anmeldung)

• Gespeichert auf unserem Server in Deutschland, damit iPhone, iPad und Mac dieselben nutzen. Zu einem Begriff speichern wir bis zu drei gehörte Formen („klingt wie“), damit ein so gehörtes Wort zum Begriff wird. Von gelöschten Einträgen behalten wir bis zu 90 Tage nur das Wort als Löschvermerk, damit die Löschung auf allen Geräten ankommt.
• Die Begriffe fließen als Hinweis in Erkennung und Umformulierung ein.
• Damit die Tastatur Korrekturen erkennt und dir das Wort für dein Wörterbuch vorschlagen kann, merkt sie sich nur auf dem Gerät den eingefügten Text der letzten 5 Felder (je höchstens 300 Wörter), bei „Sprechen“ dazu das Original vor dem Aufräumen. Sie nutzt beides höchstens 30 Minuten, danach entfernen Tastatur oder App es beim nächsten Aufräumen. „Alles löschen“ erfasst es mit. Unter Einstellungen › Dein Text › Aus Korrekturen lernen schaltest du das für dieses Gerät ab; dann merkt sich die Tastatur nichts mehr nach dem Einfügen.
• Ohne Anmeldung bleiben beide Listen auf dem Gerät.

Konto (optional)

• Anmeldung mit Apple oder per E-Mail-Link. Wir speichern: E-Mail-Adresse, Name (falls Apple ihn übermittelt), die Apple-Kennung bzw. E-Mail-Adresse als Anmeldekennung, deine Einstellungen (Region, Stil-Profil an/aus) und deinen Tarif. Bis zur Löschung des Kontos.
• Zweck: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Geräte

• Eine von Apple vergebene, zufällige Gerätekennung, Gerätename, Plattform, App-Version, Zeitpunkt der letzten Nutzung und, falls du Mitteilungen erlaubst, ein Push-Token.
• Ohne Konto: nur die Gerätekennung als Zugangsschlüssel, 90 Tage nach der letzten Nutzung gelöscht. Mit Konto: bis du das Gerät entfernst oder das Konto löschst.
• Zweck: Anmeldung, Missbrauchsschutz, Anzeige deiner Geräte (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Inbox (Memos der Apple Watch, „An Mac senden“)

• Text und Herkunftsgerät liegen auf unserem Server, bis deine Geräte sie abgeholt haben, und werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Die Benachrichtigung an dein Gerät enthält keinen Text.

Abonnement

• Käufe laufen über Apple. Wir erhalten von Apple signierte Angaben (Transaktionskennung, Produkt, Ablaufdatum) und prüfen die Signatur auf unserem Server. Zahlungsdaten sehen wir nie. Bis zur Löschung des Kontos.

E-Mails

• Anmelde-Links, Hinweis auf ein neues Gerät, Datenexport und Löschbestätigung versenden wir über Resend. Den Inhalt halten wir nur bis zum Versand, verschlüsselt. Danach bleibt 30 Tage ein Protokoll (Art der Mail, Zeitpunkt, Zustellstatus) ohne Inhalt.

Warteliste (Website, bis SpeechDone im App Store ist)

• Trägst du dich auf speechdone.com in die Warteliste ein, speichern wir deine E-Mail-Adresse, die Sprache, die Seite, auf der du dich eingetragen hast, und die Zeitpunkte von Eintragung, Bestätigungsmail, Bestätigung und Startmail, dazu als Nachweis deiner Bestätigung die Browserkennung (User-Agent), die dein Browser dabei mitschickt. Kein Konto, kein Name, keine IP-Adresse.
• Du bekommst zuerst eine Mail mit einem Link zur Bestätigung (Double-Opt-in). Erst nach deiner Bestätigung schreiben wir dir, und zwar genau einmal: wenn SpeechDone im App Store ist. Danach löschen wir deine Adresse. Weitere Mails, Werbung oder eine Weitergabe gibt es nicht.
• Fristen: Unbestätigte Einträge löschen wir nach 7 Tagen. Nach der Startmail löschen wir den Eintrag, sobald sie zugestellt ist oder endgültig nicht zugestellt werden konnte. Jeder Eintrag wird spätestens nach 12 Monaten gelöscht.
• Austragen: jederzeit über den Link in jeder Mail. Der Eintrag wird sofort gelöscht, noch nicht versendete Mails an dich werden storniert.
• Versand über Resend (Abschnitt 4), wie bei den Konto-Mails: Inhalt verschlüsselt bis zum Versand, danach 30 Tage ein Protokoll ohne Inhalt.
• Schutz vor Missbrauch: Damit niemand massenhaft fremde Adressen einträgt, zählen wir Eintragungen je IP-Adresse und je E-Mail-Adresse. Dafür liegt ein nicht umkehrbarer Hashwert der IP-Adresse höchstens 1 Stunde und ein Hashwert der E-Mail-Adresse höchstens 24 Stunden in unserem Zwischenspeicher. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht.
• Auf den Seiten zum Bestätigen und Austragen setzen wir ein technisch notwendiges Cookie zum Schutz vor gefälschten Anfragen (1 Stunde).
• Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit durch Austragen widerrufen kannst; für den Schutz vor Missbrauch und den Nachweis deiner Einwilligung unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Fehler, Abstürze, Stabilität

• Absturz- und Leistungsberichte (nur App-Store- und TestFlight-Version der iPhone-App) über Sentry, Datenregion Frankfurt. Name, E-Mail und IP-Adresse werden vor dem Senden entfernt, ebenso E-Mail-Adressen, Schlüssel und Telefonnummern in Meldungstexten.
• Fehlerprotokolle der App an unseren Server: technische Meldungen mit einer zufälligen App-Kennung, App- und Systemversion. Diktat-Inhalte sind nicht enthalten. Gelöscht nach 30 Tagen. Dieselbe Kennung steht in der Geräteliste deines Kontos.
• Ablaufereignisse (z. B. „Aufnahme gestartet“, „Ergebnis geliefert“, Fehlerstufe) ohne Inhalt, mit einer gekürzten, nicht umkehrbaren Prüfsumme dieser zufälligen Kennung, gelöscht nach 90 Tagen.
• Zweck: berechtigtes Interesse an einer stabilen App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Zählung nach dem Einfügen: Die Tastatur zählt, wie viele eingefügte Wörter du danach von Hand änderst, löschst oder ergänzt, und schickt diese Zahlen ohne Wörter mit derselben zufälligen App-Kennung an unseren Server in Deutschland. Gelöscht nach 30 Tagen. Dieselben Zahlen summiert das Gerät je Woche, damit die App sie dir zeigen kann; sie bleiben fünf Wochen auf dem Gerät. Zweck: messen, ob das Aufräumen und „Aus Korrekturen lernen“ dir Arbeit abnehmen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ist „Aus Korrekturen lernen“ aus, zählt und sendet die Tastatur nichts, und die Wochensummen werden gelöscht.

Wortzähler

• Für die Tarifgrenze zählen wir Wörter je Woche. Der Zähler enthält keine Texte.

4. Server, Netzwerk und Dienstleister

Unser Server steht bei Hetzner in Deutschland. Vor dem Server liegt Cloudflare als Netzwerk- und Schutzdienst: die Verbindung zwischen App und Server läuft über Cloudflare und wird dort technisch entschlüsselt und wieder verschlüsselt.

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Daneben nutzt die App Dienste von Apple in deiner eigenen Beziehung zu Apple: Anmeldung mit Apple, iCloud für den Verlauf, Mitteilungen (APNs) und Käufe (App Store).

Für Anbieter mit Sitz in den USA stützt sich die Übermittlung auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter zertifiziert ist. Das sind Cloudflare, Resend und Sentry. Resend und Sentry verarbeiten auf Servern in der EU; das Data Privacy Framework gilt für mögliche Zugriffe aus den USA.

5. Cookies und Tracking

Die App enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analysedienste von Werbenetzwerken. Wir erstellen keine Nutzungsprofile.

Die Website setzt keine Cookies, mit zwei Ausnahmen: im Konto-Bereich für den Datenexport drei technisch notwendige Cookies (Anmeldung für 30 Minuten, Schutz vor gefälschten Anfragen, Anmeldung mit Apple) und auf den Seiten zum Bestätigen und Austragen der Warteliste das Cookie zum Schutz vor gefälschten Anfragen. Klicks auf den App-Store-Link zählen wir je Tag und Sprache, ohne Bezug zu einer Person.

Zum Schutz vor Missbrauch verarbeitet unser Server deine IP-Adresse kurzzeitig für die Begrenzung von Anfragen.

6. Datenexport und Löschung

• Export: In der App unter Konto. Du erhältst per E-Mail einen Link zu einer ZIP-Datei mit allen Konto-Daten (Konto, Geräte, Abo, Nutzung, Stil-Profil, gemeldete Antworten, Wörterbuch mit den gehörten Formen, Textbausteine, Inbox, Protokoll der Konto-Mails der letzten 30 Tage). Die Datei liegt 7 Tage bereit. Der Export enthält bei Meetings die Abrechnungszeilen und die gesperrten Kennungen, nicht die Inhalte. Ein zum Exportzeitpunkt abholbereites Ergebnis liegt in der App und wird nach einer Stunde auf dem Server gelöscht.
• Löschung: In der App unter Konto. Die Löschung erfolgt sofort und umfasst alle Konto-Daten auf unserem Server, auch den 24-Stunden- Zwischenspeicher. Fehlerprotokolle und Zählungen laufen nach 30 Tagen ab, Ablaufereignisse nach 90 Tagen. Danach erhältst du eine Bestätigung per E-Mail. Was in deiner iCloud und auf deinen Geräten liegt, löschst du dort.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

8. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: [email protected]