Datenschutz­erklärung

Stand: September 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die App SpeechDone (im Folgenden „wir“, „uns“) personenbezogene Daten verarbeitet.

1. Verantwortlicher

via now UG
E-Mail: [email protected]

2. Welche Daten wir erheben

• Audioaufnahmen: Sprachaufnahmen, die Sie über die Tastatur aufnehmen.
• Geräte-ID: Eine zufällig generierte, nicht rückverfolgbare Kennung zur Authentifizierung.
• Transkriptions- und Ergebnistexte: Die aus Ihrer Sprache erzeugten Texte.
• Wörterbuch und Textbausteine: Die Begriffe und Textbausteine, die Sie in der App anlegen, wenn Sie mit einem Konto angemeldet sind.

3. Wie wir Daten verarbeiten

• Transkription: Ihre Audioaufnahme wird an Deepgram (Verarbeitung in der EU) gesendet, um sie in Text umzuwandeln. Nur wenn Deepgram nicht erreichbar ist, wird die Aufnahme ersatzweise an OpenAI (USA) gesendet.
• Umformulierung: Der transkribierte Text wird an OpenAI (USA) gesendet, um ihn zu überarbeiten.
• Bearbeitung/Übersetzung: Für Bearbeitungsanweisungen und Übersetzungen wird der Text an Anthropic (USA) gesendet.
• Stil-Profil (optional): Wenn Sie mit Apple angemeldet sind und „Schreibstil lernen“ eingeschaltet ist, behalten wir Ihre überarbeiteten Texte bis zu 30 Tage, um daraus ein Stil-Profil zu erzeugen. Die Analyse erfolgt bei OpenAI (USA). Sie können das in den Einstellungen abschalten und das Profil samt Texten jederzeit löschen.
• Die US-Dienste werden über deren APIs gemäß Standardvertragsklauseln (SCCs) für internationale Datenübermittlungen genutzt; keiner der Dienste nutzt API-Daten zu Trainingszwecken.

4. Datenspeicherung und -aufbewahrung

• Audio: Aufnahmen werden ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet und unmittelbar nach der Transkription verworfen. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung von Audiodaten.
• Geräte-ID: Die Geräte-ID wird in Redis mit einer Aufbewahrungsfrist (TTL) von 90 Tagen gespeichert. Danach wird sie automatisch gelöscht.
• Wörterbuch und Textbausteine: Sind Sie angemeldet, speichern wir Ihre Begriffe und Textbausteine auf unserem Server in Deutschland, damit iPhone, iPad und Mac dieselben nutzen. Von gelöschten Einträgen behalten wir bis zu 90 Tage nur das Wort oder Stichwort als Löschvermerk, damit die Löschung auf allen Ihren Geräten ankommt. Die Begriffe fließen als Hinweis in die Spracherkennung und in die Umformulierung ein. Sie sind im Datenexport enthalten und werden mit dem Konto gelöscht. Ohne Anmeldung bleiben beide Listen auf dem Gerät.
• Texte: Transkriptions- und Ergebnistexte werden für die Dauer der Verarbeitung im Arbeitsspeicher gehalten. Nur für das optionale Stil-Profil (Apple-Anmeldung, „Schreibstil lernen“ an) speichern wir die letzten 100 überarbeiteten Texte mit einer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen nach dem letzten Diktat. Sie werden mit dem Stil-Profil und mit dem Konto gelöscht.

5. Serverstandort

Unser Server befindet sich bei Hetzner in Deutschland. Alle Daten werden gemäß der DSGVO verarbeitet.

6. Drittanbieter (Auftragsverarbeiter)

Wir haben mit allen Auftragsverarbeitern Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

• Deepgram, Inc. (San Francisco, USA, Verarbeitung auf EU-Servern): Spracherkennung/Transkription. Datenschutzrichtlinie · DPA
• OpenAI, Inc. (San Francisco, USA): Umformulierung, Stil-Analyse, Ersatz-Transkription bei Ausfall von Deepgram. Datenschutzrichtlinie · DPA
• Anthropic, PBC (San Francisco, USA): Textverarbeitung (Bearbeitung, Übersetzung). Datenschutzrichtlinie
• Gladia SAS (Paris, Frankreich): Spracherkennung/Transkription (EU-Alternative). Terms & DPA
• Mistral AI (Paris, Frankreich): Textverarbeitung (EU-Alternative). Datenschutzrichtlinie · DPA
• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland): Server-Hosting. Datenschutzrichtlinie

Für die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA (OpenAI, Anthropic) gelten Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Deepgram (EU-Endpunkt), Gladia und Mistral verarbeiten Daten ausschließlich in der EU.

7. Cookies, Tracking und Analysen

SpeechDone verwendet keine Cookies, kein Tracking und keine Analysedienste. Wir erfassen keinerlei Nutzungsstatistiken.

8. Ihre Rechte (DSGVO)

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
[email protected]